一种新型的电缆挂牌标识牌制作流程

一、收集数据源和整理

1．向电力设计院索要EXCEL电子版的电缆清册。

2．根据EXCEL电子版的电缆清册进行适当的修改，保留“电缆编号”、“电缆型号”、“起

点”、“终点”四个信息，把其他多余的信息（数据中多余的空格、空白记录）删除，如图1。

图1

二、设置Word文档并为指定数据源文件

1.新建一个Word文档,根据电缆牌实际尺寸页面设置成：长度5cm，宽度2.5cm，上、下、

左、右页边距均为0.3cm；纸张方向为横向。

2.在Word工具栏中依次点击：工具——信函与邮件——邮件合并，Word窗口右边会弹出

一个“邮件合并”任务窗口。

3.在任务窗口按以下顺序操作：

1选择文档类型为“信函”，然后选“下一步：正在启动文档”；

2选择“使用当前文档”作为开始文档，进入“下一步：选取收件人”；3选择收件人即为指定数据源，选择“使用现在列表”，再按“浏览”，找到刚才整理好的EXCEL格式电缆清册文件，指定其中相关的表单（Sheet）名后即可弹出电缆牌数据源列表，如图2，按“确定”后进入“下一步：撰写信函”。

图2

 

三、在Word文档中插入数据域

1．在“撰写信函”窗口列出的四个选项中选择“其他项目”，在弹出的“插入合并域”窗

口选择“数据库域”就可列出数据源清单，如图3。

 

 

2．根据电缆牌排列样式在Word文档页面相应位置输入“编号：”，然后在“插入合并域”

窗口选择域“电缆编号”，点击“插入”按钮后，可见在已输入的“编号：”后会出现一个“《电缆编号》”，表示数据源中的“电缆编号”这一列数据内容已经映射到该位置上。按“关闭”按钮结束。

3．根据上述步骤在Word文档页面相应位置输入“起点”、“终点”、“型号”，逐个把数据源

映射到适当位置。（如图4，书名号内为数据域名，即数据源EXCEL文档中的列标题）。

图4

 

四、合并数据域并作文档最终排版

1．选择“下一步：预览信函”可预览电缆牌；选择“下一步：完成合并”，如图5

2．选择“编辑个人信函”，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“全部”，按“确定”，

即可自动生成一个新的Word文档1，如图6。

3．再新建一个Word文档2,按“文件”——“页面设置”——“页边距”项设置为上：1.8cm、下1.7cm、左1.8cm、右1.1cm；“纸张”项设置为宽：7cm、高：8cm。 4．把文档1按照每页两块电缆牌的格式复制到新建的文档2里。最终生成如图7

五、检查电缆挂牌标识牌结果 1．对个别不需要或空白的牌，可在生成的文件中直接删除；也可在EXCEL中修改数据源后，重新生成电缆牌，这个方法可保持数据源与生成文件内容上的一致性。 2．对数据内容格式调整。如电缆起点或终点太长，电缆牌一行放不下这些文字，可单独调整该内容字体的缩放比例。

六、打印电缆挂牌标识牌