天津智能化档案室方案设计

如何管理档案室密集柜中的文件

     档案文件太多了！怎样管理档案室密集柜中的文件呢？档案室密集柜是存储大量资料的一种较为常用的密集存储设备，即便是在当今这个数字化的时代，很多文书工作及档案管理也是非常需要这种实体装具的。它具有存储量大，便于存取及管理等特点，目前在各种档案局包括大中型企业中运用的都非常普遍。那么作为这么个大型的档案装具设备，里面的资料该如何归类整理呢？一般都怎么进行管理呢？我们来参考下档案管理总局下发的档案管理规定吧！办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。在业务中对外签署的各种经济合同按处理。档案室密集柜借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。档案备份制度公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按计算机管理办法管理。备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。公司及各部门、员工有保护档案的义务。档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。档案机构及其职责公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。您如需了解更多关于密集柜的资料可以致电北京钢之杰咨询。

标准的档案室建设是严格按照档案安全保护的“九防”(防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温)要求而建设的，其目的是使档案库房环境更舒适、档案存放更安全、档案管理更高效、人员身体更健康。

档案库房一体化智能管理系统以服务为基础，所有的服务都是围绕库房这一核心进行。其中的服务主要包括：库房环境数据采集服务、视频监控服务、短信服务、邮件服务、库房设备联动服务、档案服务、文件存储服务、网络服务。各服务之间协同运作确保库房环境安全、档案存放安全、管理人员的人身安全，充分体现了档案库房一体化智能管理系统实现库房一体化的先进性和必要性。

档案是一种不可再生资源，它的最大特点是原始性和唯一性!

随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度越来越大，档案利用的频度越来越高，档案需求的开放性越来越强，从而也加重了档案管理者的工作强度。因此，档案如何管理，如何有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等一系列的问题，也相应地突现出来!解决档案高效管理及利用的安全问题越来越迫切，如档案涂改、丢失、被盗及由于档案库房温湿度调控不及时，造成档案发霉、变质现象也时常出现。

智能化档案库房的建设迫在眉睫，档案库房一体化智能管理系统需要具有档案库房内所有设备进行一体化管理，设备包括智能密集架、恒温恒湿设备、定位传感器、空气净化消毒设备、红外防盗设备、出入门禁设备、智能灯光照明设备、视频监控设备等集中一体化管理，以统一专用设备接口接入库房局域网总线，各功能设备独立运行的同时，根据设定逻辑和特定要求联动运行，实现档案的智能化存取、档案库房温湿度的智能调节、档案库房空气质量的采集及净化，有效地保证了档案的安全与寿命。